martes, 21 de septiembre de 2010

LAS CARPETAS

LAS CARPETAS

las carpetas pueden ser de varias clases.
1) carpeta simple: es el tipo de carpeta mas utilizada, donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demas documentos relacionados con el mismo asunto o procedencia.












2) carpetas colgantes: tiene un doble soporte de plastico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocacion sobre las guias de un bastidor para su ordenacion y movilidad.


















3) carpeta de fuelle: se utilizan para guardar documentos en papeles en orden alfabetico o numerico antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.





















4) carpetas archivadoras A-Z: son carpetas de pasta hechas de material bastante grueso, dispone de dos fuertes ganchos, los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos por medio de ganchos de presion.




















5) carpetas archivador con anillos: carpetas con dos anillos la cual se usan para archivar documentos una vez perforados.



















ELEMENTOS A TENER EN CUENTA EN CARPETAS Y ARCHIVADORES

1) LEGAJO O CARPETA INTERNA: son dos tapas de cartulina o carton que se utiliza para conservar los documetos pertenecientes a un mismo tema ¡, codigo, nombre o fecha.


2) EL MARBETE: pedazo de papel que identifica el contenido de la carpeta, se coloca en la pestaña o lengüeta de la carpeta.


3) EL INDICE: etiqueta que identifica el contenido de la gabeta, se coloca en el portaindice.


4) LA GUIA: señala las divisiones del archivador, puede ser alfabetica, numerica o cronologica.


MOVILIARIO DE ARCHIVO


1) ARCHIVO ACTIVO: son los documentos que se utilizan mas frecuentemente, se guardan o se custodian utilizando el siguiente mobiliario:


A) bandeja de sobremesa


B) bandejas moviles


2) ARCHIVOS SEMIACTIVOS: los conforman todos los documentos de operaciones recientes, su consulta es muy esporadica, por ser una operacion finalizada, el moviliario que se emplea es:


A) archivadores

B) carrito para bandejas moviles



3) ARCHIVO PASIVO:

en el se almacenan todos los documentos que rara vez van a ser solicitados pero deben ser clasificados, el moviliario que se utiliza es:

A) estanquerias

B) armario con carpetas suspendidas


C) armario sobre rieles



OTROS DISPOSITIVOS QUE SE UTILIZAN


1) KARDEX : es un moviliario, para un tipo de archivo activo que permite, obtener cualquier tipo de informacion, de una manera facil y flexible.


2) FICHEROS: mueble que contiene fichas las cuales son pedazos de cartulina o papel fuerte en la que se consignan datos o reseñas de libros, documentos, datos personales etc.


3) TARJETEROS: es la caja donde se guardan las tarjetas que sirven de guia para localizar documentos archivados.



OTROS ELEMENTOS NECESARIOS


1) PERFORADORA: permite perforar los documentos que se desean legajar.



2) GRAPADORA: sirve para colocar ganchos o grapas a cajas o grupos de documentos.


3) GANCHOS LEGAJADORES: sirven para asegurar los documentos perforados en una carpeta.


4) SACAGANCHOS: es utilizado para extraer los ganchos adheridos a los documentos.


5) SELLOS Y ALMOHADILLAS: el sello sirve para estampar sobre un papel grafico, dibujo o un texto. la almohadilla almacena la tinta que se ha de utilizar en el sello.


6) TIJERAS: elemento utilizado para cortar papel.

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