CLASIFICACION DE ARCHIVOS

1) QUE SE ENTIENDE POR CLASIFICACION DE ARCHIVOS?

clasificar es la acividad de ordenar o disponer por categorias los documentos que se van archivar

2) ¿CUALES SON LOS PASOS DE CLASIFICACION?

A. INSPECCION: es la revision minuciosa de cada documento que va con archivo al destino.

B. CLASIFICAR: la clasificacion consiste en determinar el titulo bajo el cual va a archivar el documento.

C. MARCAR: es el procedimiento por el cual se indica defenitivamente el titulo bajo el cual se archivara el documento.

D. DISTRIBUIR: es la separacion preliminar de los documentos, siguiendo algun tipo de clasificacion de manera que en el momento de archivarse dicha accion sea sistematica.

E. ARCHIVAR: Consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas deacuerdo con un plan predeterminado.

CLASIFICACION DE ARCHIVOS

3) ¿QUE TIPOS DE CLASIFICACION HAY?

clasificacion nominativa, por tema o asunto, geografica, numerica, alfanumerica, y cronologica.

CLASIFICACION NOMINATIVA

La clasificacion nominativa se basa en ordenar la documentacion atendiendo al nombre alfabetico de: empresa, cliente, intitucion, personas, eetc.

VENTAJAS: permite archivar y consultar con rapidez el archivo. los contenidos de las carpetas corresponden a una ordenacion perfectamente logica, de tal manera que o hay necesidad de consultar un indice. estas ventajas se mantendrab si el orden alfabetico es respetado estrictamente.

DESVENTAJAS: Es facil que quede desordenado si lo utiliza mucha gente, la solucion es encargar a una persona responsable del archivo.
dificultad de ampliacion la cual requiere de un considerable arreglo con anterioridad.

PROCESO:

a) Inspeccionar
b) Clasificar
c) Marcar
d) Distribucion
e) Archivar

CLASIFICACION POR TEMA O ASUNTO

CONCEPTO: este sistema de clasificacion debe contar con un terjetero de materias que corresponde a las actividades que desarrolla la empresa como por ejemplo: cobros, pagos, inventario, provedores.

VENTAJA: su facilidad para ser entendido, puesto que resulta util para la correspondencia y documentos que tienen que ver con una actividad repetitiva. es pòsoble ampliarlo ilimitadamente.

DESVENTAJAS: la clasificacion por tema o por asunto tiene el inconveniente que cuando se desconoce el asunto no resulta facil la localizacion de los documentos, a su vez se dificulta determinar el asunto al que pertenece un documento.

TARJETA GUIA: se ha de crear una targeta quia en funcion de la actividad que desarrolla la empresa, ejemplo: una empresa de comercio tendra los siguientes temas: cobros, pagos, inventario de oficina, proveedores, etc.

PROCESO:

a) Inspeccionar
b) Clasificar
c) Marcar
d) Distribucion
e) Archivar

CLASIFICACION GEOGRAFICA

este sistema permite clasificar los documentos por su procedencia, pudiendose ordenar por: paises, estados, departamentos, provincias, ciudades, siguiendo un orden nominativo esta modalidad de clasificacion se emplea en ofocinas cuya actividad principal sea la del comercio exterior, en organismos oficiles o en empresas donde sea necesario segmantar las actividades por zonas o áreas.

VENTAJAS: radica en que se es mas indicadi cuando lanlocalizacion es lo fundamental dentro del archivo; ademas se trata de un sistema de acceso directo.

DESVENTAJAS: es importante buenos conocimientos en geografia, tambien tiene el inconvenientede que las actividades no siempre de desarrollan en territorios especificos y debe poseer tarjetero de guia.

TARJETA GUIA: Se ha de crear una tarjeta guia de acuerdo al area geografica que la empresa cubre, la cual puede ser nacional y/o internacional e internamente se subdivide en funcion de la distribucion politica, depto, estado, provincia, y estas se subdividen en ciudades; ejemplo: COLOMBIA: Santander del sur, Antioquia, Caldas.

PROCESO:

a) Inspeccionar
b) Clasificar
c) Marcar
d) Distribucion
e) Archivar

CLASIFICACION NUMERICA:

este sistema de clasificacion asigna un numero consecutivo a los documentos relativo a personas o empresas con las que se mantiene una relacion, y las carpetas se archivan segun dicho orden numerico, de tal manera que a cada numero le correspondera un nombre o un asunto.

CLASIFICACION ALFANUMERICA:

Este sistema de clasificacion convina en un solo los dos sistemas, el alfabetico y el numerico. en este caso una o mas letras se convierten en los primeros elementos del codigo y son los que identifican el tema o el nombre de cada documento, grupo de documentos o diviciones en el archivo, a estas letras se les adicionara los numeros, que les corresponde a un grupo de negocios.

CLASIFICACION CRONOLOGICA:

este sistema de clasificacion permite ordenar los documentos teniendo como eje la fecha de creacion del documento; el elemento que se toma como de orden es el tiempo.

LAS CARPETAS

LAS CARPETAS

las carpetas pueden ser de varias clases.

1) carpeta simple: es el tipo de carpeta mas utilizada, donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demas documentos relacionados con el mismo asunto o procedencia.

2) carpetas colgantes: tiene un doble soporte de plastico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocacion sobre las guias de un bastidor para su ordenacion y movilidad.


















3) carpeta de fuelle: se utilizan para guardar documentos en papeles en orden alfabetico o numerico antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.





















4) carpetas archivadoras A-Z: son carpetas de pasta hechas de material bastante grueso, dispone de dos fuertes ganchos, los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos por medio de ganchos de presion.

5) carpetas archivador con anillos: carpetas con dos anillos la cual se usan para archivar documentos una vez perforados.



















ELEMENTOS A TENER EN CUENTA EN CARPETAS Y ARCHIVADORES

1) LEGAJO O CARPETA INTERNA: son dos tapas de cartulina o carton que se utiliza para conservar los documetos pertenecientes a un mismo tema ¡, codigo, nombre o fecha.

2) EL MARBETE: pedazo de papel que identifica el contenido de la carpeta, se coloca en la pestaña o lengüeta de la carpeta.


3) EL INDICE: etiqueta que identifica el contenido de la gabeta, se coloca en el portaindice.


4) LA GUIA: señala las divisiones del archivador, puede ser alfabetica, numerica o cronologica.


MOVILIARIO DE ARCHIVO


1) ARCHIVO ACTIVO: son los documentos que se utilizan mas frecuentemente, se guardan o se custodian utilizando el siguiente mobiliario:


A) bandeja de sobremesa


B) bandejas moviles


2) ARCHIVOS SEMIACTIVOS: los conforman todos los documentos de operaciones recientes, su consulta es muy esporadica, por ser una operacion finalizada, el moviliario que se emplea es:


A) archivadores

B) carrito para bandejas moviles



3) ARCHIVO PASIVO:

en el se almacenan todos los documentos que rara vez van a ser solicitados pero deben ser clasificados, el moviliario que se utiliza es:

A) estanquerias

B) armario con carpetas suspendidas


C) armario sobre rieles



OTROS DISPOSITIVOS QUE SE UTILIZAN


1) KARDEX : es un moviliario, para un tipo de archivo activo que permite, obtener cualquier tipo de informacion, de una manera facil y flexible.


2) FICHEROS: mueble que contiene fichas las cuales son pedazos de cartulina o papel fuerte en la que se consignan datos o reseñas de libros, documentos, datos personales etc.


3) TARJETEROS: es la caja donde se guardan las tarjetas que sirven de guia para localizar documentos archivados.



OTROS ELEMENTOS NECESARIOS


1) PERFORADORA: permite perforar los documentos que se desean legajar.



2) GRAPADORA: sirve para colocar ganchos o grapas a cajas o grupos de documentos.


3) GANCHOS LEGAJADORES: sirven para asegurar los documentos perforados en una carpeta.


4) SACAGANCHOS: es utilizado para extraer los ganchos adheridos a los documentos.


5) SELLOS Y ALMOHADILLAS: el sello sirve para estampar sobre un papel grafico, dibujo o un texto. la almohadilla almacena la tinta que se ha de utilizar en el sello.


6) TIJERAS: elemento utilizado para cortar papel.

DOCUMENTO

DOCUMENTO

1. ¿QUE SE ENTIENDE POR DOCUMENTO?

Actualmente se entiende por documento a cualquier material que de una u otra forma contiene informacion y es capaz de proporcionarla. en este sentido un fósil es un documento para antropologos o un monumento antiguo para los arqueologos. tambien es un documento las tablas de arcilla babilónicas, los papiros egipcios, los pergaminos del medioevo. el papel impreso. los audio-casettes, los viodeocasettes, las cintas de pelicula, los cd rom, los diskettes...

2. TIPOS DE DOCUMENTO

Podemos distinguir los siguientes tipos de documento

A) LOS DOCUMENTOS IMPRESOS

Lo que caracteriza a un documento impreso es que la base fisica sobre la que se imprime la información es el papel.

Tipos de documento impreso: para diferenciar y clasificar eficazmente los documentos impresos los podemos distribuir de la siguiente manera:

- Correspondencia interna: Los asuntos internos de una empresa se transmiten por medio de memorandos, oficios, notas internas, hojas modelos, ordenes de trabajo, autorizaciones, copias de cartas que deben ser archivadas como correspondencia interna recin¡bida enviada, en orden consecutivo de fechas remitente, destinatario o asunto.

- Correspondencia externa: esta constituidda por aquella correspondencia que se resive o se envia: pagares, estados de cuentas, contratos, licencias solicitudes de empleo, solicitudes en general.

- Documentos de enlase: crados para transmitir datos e informacion entre una u otra dependencia de la entidad estos pueden ser: catalogos, certificados, circulares, ordenes de servicio, ordenes de compras, ordenes de ventas, de trabajos, etc.

- Documentos de posicion: los que deben ser conservados largo tiempo: decretos, informes, oficios.

- Documentos confidenciales: son aquellos que en razón de su contenido requiere ser archivado en forma independienteen cajas fuertes o cajillas de seguridad bancaria: papeles de inversion, titulos de propiedad pagarés.

B) DOCUMENTOS AUDIOGRABADOS

C) DOCUMENTOS VIDEOGRABADOS

D) LOS DOCUMENTOS FILMICOS

E) LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

LOS ARCHIVOS

1) CONCEPTOS DE ARCHIVOS

La palabra archivo se entiende de dos maneras: la primera hace referencia al conjunto de documentos o documentacion de una empresa, la segunda al lugar donde se almacenan esos documentos.

¿COMO SE ORGANIZA EL ARCHIVO?

la organizacion del archivo depende de como la empresa decea mover y conservar los documentos deacuerdo a estos dos aspectos se puede organizar los archivos segundos dos criterios:

A) CRITERIO 1:POR EL GRADO DE UTILIZACION

segun este criterio se puede clasificar en:

ACTIVOS: cuando los documentos son utilizadios frecuente.

SEMIACTIVOS: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse.

B) CRITERIO 2: POR EL GRADO DE AUTONOMIA

segun este criterio se pueden clasificar en:

CENTRALIZADOS: es el archivo donde van a converger documentos de todos los departamentos de la empresa, divisiones y secciones de la empresa; se encuentran en un solo lugar y es manejado a traves de un responsable que recibe y atiende a cada una de las solicitudes.

DESCENTRALIZADO: cada departamento, division y sección de la empresa tiene su propio archivo. los archivos descentralizados busca que cada parte de la empresa se independiente pero sin perder el nexo de interacción con el resto.

PROCESO DE UN DOCUMENTOS:

se utiliza una transacción

se consulta y/o registran los datos referentes a una transacción.

se elabora la fractura o documento de la transaccion

el documento se coloca en la carpeta

correspondiente.

la carpeta se introduce en la parte del cajon del archivador donde debe estar colocada la carpeta.