DOCUMENTO

DOCUMENTO

1. ¿QUE SE ENTIENDE POR DOCUMENTO?

Actualmente se entiende por documento a cualquier material que de una u otra forma contiene informacion y es capaz de proporcionarla. en este sentido un fósil es un documento para antropologos o un monumento antiguo para los arqueologos. tambien es un documento las tablas de arcilla babilónicas, los papiros egipcios, los pergaminos del medioevo. el papel impreso. los audio-casettes, los viodeocasettes, las cintas de pelicula, los cd rom, los diskettes...

2. TIPOS DE DOCUMENTO

Podemos distinguir los siguientes tipos de documento

A) LOS DOCUMENTOS IMPRESOS

Lo que caracteriza a un documento impreso es que la base fisica sobre la que se imprime la información es el papel.

Tipos de documento impreso: para diferenciar y clasificar eficazmente los documentos impresos los podemos distribuir de la siguiente manera:

- Correspondencia interna: Los asuntos internos de una empresa se transmiten por medio de memorandos, oficios, notas internas, hojas modelos, ordenes de trabajo, autorizaciones, copias de cartas que deben ser archivadas como correspondencia interna recin¡bida enviada, en orden consecutivo de fechas remitente, destinatario o asunto.

- Correspondencia externa: esta constituidda por aquella correspondencia que se resive o se envia: pagares, estados de cuentas, contratos, licencias solicitudes de empleo, solicitudes en general.

- Documentos de enlase: crados para transmitir datos e informacion entre una u otra dependencia de la entidad estos pueden ser: catalogos, certificados, circulares, ordenes de servicio, ordenes de compras, ordenes de ventas, de trabajos, etc.

- Documentos de posicion: los que deben ser conservados largo tiempo: decretos, informes, oficios.

- Documentos confidenciales: son aquellos que en razón de su contenido requiere ser archivado en forma independienteen cajas fuertes o cajillas de seguridad bancaria: papeles de inversion, titulos de propiedad pagarés.

B) DOCUMENTOS AUDIOGRABADOS

C) DOCUMENTOS VIDEOGRABADOS

D) LOS DOCUMENTOS FILMICOS

E) LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

LOS ARCHIVOS

1) CONCEPTOS DE ARCHIVOS

La palabra archivo se entiende de dos maneras: la primera hace referencia al conjunto de documentos o documentacion de una empresa, la segunda al lugar donde se almacenan esos documentos.

¿COMO SE ORGANIZA EL ARCHIVO?

la organizacion del archivo depende de como la empresa decea mover y conservar los documentos deacuerdo a estos dos aspectos se puede organizar los archivos segundos dos criterios:

A) CRITERIO 1:POR EL GRADO DE UTILIZACION

segun este criterio se puede clasificar en:

ACTIVOS: cuando los documentos son utilizadios frecuente.

SEMIACTIVOS: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse.

B) CRITERIO 2: POR EL GRADO DE AUTONOMIA

segun este criterio se pueden clasificar en:

CENTRALIZADOS: es el archivo donde van a converger documentos de todos los departamentos de la empresa, divisiones y secciones de la empresa; se encuentran en un solo lugar y es manejado a traves de un responsable que recibe y atiende a cada una de las solicitudes.

DESCENTRALIZADO: cada departamento, division y sección de la empresa tiene su propio archivo. los archivos descentralizados busca que cada parte de la empresa se independiente pero sin perder el nexo de interacción con el resto.

PROCESO DE UN DOCUMENTOS:

se utiliza una transacción

se consulta y/o registran los datos referentes a una transacción.

se elabora la fractura o documento de la transaccion

el documento se coloca en la carpeta

correspondiente.

la carpeta se introduce en la parte del cajon del archivador donde debe estar colocada la carpeta.