CLASIFICACION DE ARCHIVOS

1) QUE SE ENTIENDE POR CLASIFICACION DE ARCHIVOS?

clasificar es la acividad de ordenar o disponer por categorias los documentos que se van archivar

2) ¿CUALES SON LOS PASOS DE CLASIFICACION?

A. INSPECCION: es la revision minuciosa de cada documento que va con archivo al destino.

B. CLASIFICAR: la clasificacion consiste en determinar el titulo bajo el cual va a archivar el documento.

C. MARCAR: es el procedimiento por el cual se indica defenitivamente el titulo bajo el cual se archivara el documento.

D. DISTRIBUIR: es la separacion preliminar de los documentos, siguiendo algun tipo de clasificacion de manera que en el momento de archivarse dicha accion sea sistematica.

E. ARCHIVAR: Consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas deacuerdo con un plan predeterminado.

CLASIFICACION DE ARCHIVOS

3) ¿QUE TIPOS DE CLASIFICACION HAY?

clasificacion nominativa, por tema o asunto, geografica, numerica, alfanumerica, y cronologica.

CLASIFICACION NOMINATIVA

La clasificacion nominativa se basa en ordenar la documentacion atendiendo al nombre alfabetico de: empresa, cliente, intitucion, personas, eetc.

VENTAJAS: permite archivar y consultar con rapidez el archivo. los contenidos de las carpetas corresponden a una ordenacion perfectamente logica, de tal manera que o hay necesidad de consultar un indice. estas ventajas se mantendrab si el orden alfabetico es respetado estrictamente.

DESVENTAJAS: Es facil que quede desordenado si lo utiliza mucha gente, la solucion es encargar a una persona responsable del archivo.
dificultad de ampliacion la cual requiere de un considerable arreglo con anterioridad.

PROCESO:

a) Inspeccionar
b) Clasificar
c) Marcar
d) Distribucion
e) Archivar

CLASIFICACION POR TEMA O ASUNTO

CONCEPTO: este sistema de clasificacion debe contar con un terjetero de materias que corresponde a las actividades que desarrolla la empresa como por ejemplo: cobros, pagos, inventario, provedores.

VENTAJA: su facilidad para ser entendido, puesto que resulta util para la correspondencia y documentos que tienen que ver con una actividad repetitiva. es pòsoble ampliarlo ilimitadamente.

DESVENTAJAS: la clasificacion por tema o por asunto tiene el inconveniente que cuando se desconoce el asunto no resulta facil la localizacion de los documentos, a su vez se dificulta determinar el asunto al que pertenece un documento.

TARJETA GUIA: se ha de crear una targeta quia en funcion de la actividad que desarrolla la empresa, ejemplo: una empresa de comercio tendra los siguientes temas: cobros, pagos, inventario de oficina, proveedores, etc.

PROCESO:

a) Inspeccionar
b) Clasificar
c) Marcar
d) Distribucion
e) Archivar

CLASIFICACION GEOGRAFICA

este sistema permite clasificar los documentos por su procedencia, pudiendose ordenar por: paises, estados, departamentos, provincias, ciudades, siguiendo un orden nominativo esta modalidad de clasificacion se emplea en ofocinas cuya actividad principal sea la del comercio exterior, en organismos oficiles o en empresas donde sea necesario segmantar las actividades por zonas o áreas.

VENTAJAS: radica en que se es mas indicadi cuando lanlocalizacion es lo fundamental dentro del archivo; ademas se trata de un sistema de acceso directo.

DESVENTAJAS: es importante buenos conocimientos en geografia, tambien tiene el inconvenientede que las actividades no siempre de desarrollan en territorios especificos y debe poseer tarjetero de guia.

TARJETA GUIA: Se ha de crear una tarjeta guia de acuerdo al area geografica que la empresa cubre, la cual puede ser nacional y/o internacional e internamente se subdivide en funcion de la distribucion politica, depto, estado, provincia, y estas se subdividen en ciudades; ejemplo: COLOMBIA: Santander del sur, Antioquia, Caldas.

PROCESO:

a) Inspeccionar
b) Clasificar
c) Marcar
d) Distribucion
e) Archivar

CLASIFICACION NUMERICA:

este sistema de clasificacion asigna un numero consecutivo a los documentos relativo a personas o empresas con las que se mantiene una relacion, y las carpetas se archivan segun dicho orden numerico, de tal manera que a cada numero le correspondera un nombre o un asunto.

CLASIFICACION ALFANUMERICA:

Este sistema de clasificacion convina en un solo los dos sistemas, el alfabetico y el numerico. en este caso una o mas letras se convierten en los primeros elementos del codigo y son los que identifican el tema o el nombre de cada documento, grupo de documentos o diviciones en el archivo, a estas letras se les adicionara los numeros, que les corresponde a un grupo de negocios.

CLASIFICACION CRONOLOGICA:

este sistema de clasificacion permite ordenar los documentos teniendo como eje la fecha de creacion del documento; el elemento que se toma como de orden es el tiempo.